🇺🇸 美國聯邦 × 差旅與出差規定

11 — 差旅與出差規定（美國聯邦）

1. 主要法源

1.1 稅法面：差旅費用報銷與免稅

1.2 勞動法面：差旅時間是否為工時

1.3 工傷保險面

• 🟡STATE-VARIES — 差旅中受傷之 workers' compensation 涵蓋由各州法律決定
• 聯邦層級無統一差旅工傷規範；聯邦雇員適用 Federal Employees' Compensation Act (FECA)

2. 核心規定

2.1 Accountable Plan（合格報銷計畫）— 三要件

• 🟢 (IRC §62(c) / 26 CFR §1.62-2) — 雇主報銷差旅費用若要免計入員工應稅所得，須同時滿足：

• 符合 accountable plan 之報銷：不計入 W-2 工資、不扣繳所得稅、不課 FICA/FUTA
• 不符合（nonaccountable plan）：全額計入 W-2 工資，須扣繳各項稅捐

2.2 IRS Per Diem 費率（FY2026：2025 年 10 月 – 2026 年 9 月）

GSA CONUS 標準費率

🟢IRS SOURCE — FY2026 CONUS 費率與 FY2025 持平，未新增非標準區域。

High-Low 簡易法（IRS Notice 2025-54）

• 出差首日及末日：僅適用 M&IE 費率之 75%
• 雇主可選擇 GSA 逐城市費率或 high-low 簡易法，但同一曆年內須一致

2.3 車輛里程費率

• 使用 IRS 標準費率即視為已涵蓋：油資、折舊、保險、維修
• 另加過路費及停車費可實報實銷

2.4 差旅時間作為工時（FLSA / Portal-to-Portal Act）

應計薪之差旅時間（Non-Exempt 員工）

• 🟡CASE-LAW — 差旅時間是否可補償高度依賴事實認定；雇主政策用語或日常慣例的微小差異可影響結論
• Villarino v. Pacesetter (11th Cir. 2025)：重申選擇性福利及準備性/附隨性活動不因與工作日相關就自動變成可補償時間

2.5 差旅中之工傷保險

• 🟡STATE-VARIES — 多數州對出差中受傷之員工推定為「在雇用範圍內」（course and scope of employment）
• 「traveling employee」推定規則：出差期間幾乎所有活動（包含用餐、住宿）均屬雇用範圍
• 例外：從事與出差目的完全無關之私人活動時受傷，可能不予給付
• Dual-purpose trip（兼具公私目的之旅行）：若取消公務部分即不會前往，通常仍適用 workers' comp
• 聯邦雇員：適用 FECA，由 DOL Office of Workers' Compensation Programs (OWCP) 管理

3. 立法理由與實務見解

3.1 Accountable Plan 的政策目的

• IRC §62(c) 旨在區分「真正的費用報銷」與「變相薪資」
• 若無此規範，雇主可將薪資包裝為免稅之「報銷」，造成稅基流失
• 三要件設計確保：費用具真實性、有證據支持、且無不當利益

3.2 Per Diem 的簡化效果

• Per diem 免除員工逐筆報銷的繁瑣程序
• 雇主端：50% 餐飲扣除限制（IRC §274(n)）不因使用 per diem 而改變
• 實務上許多大型企業採用 per diem 以降低合規成本與審計風險

3.3 差旅時間的平衡考量

• Portal-to-Portal Act 的立法背景：1940 年代因 Anderson v. Mt. Clemens Pottery 案導致大量追溯工資訴訟，國會為減輕雇主負擔而通過
• 現代爭議集中在：遠端工作者的差旅時間、雇主指定交通方式之影響

4. 法律適用邊界與實務灰色地帶

4.1 Business Trip vs. Assignment（出差 vs. 外派）

• 🟠GRAY-AREA — 若出差原本預計不到 1 年但後來延長超過 1 年，從「已知會超過 1 年」之日起，即視為外派，之前的免稅報銷不受影響

4.2 差旅時間之灰色地帶

• 🟠GRAY-AREA — 自駕 vs. 乘客：跨夜出差中，正常工時外自行駕車前往機場是否應計薪？DOL 傾向否定，但部分州法可能不同
• 🟠GRAY-AREA — 飛行途中之筆電工作：若雇主未要求但員工自行工作，是否為可補償時間？一般認為若雇主知悉且默許，可能構成 suffer or permit to work
• 🟠GRAY-AREA — 出差日之通勤：直接從家前往機場（非常規工作地點），是否為可補償時間？DOL 多認為否，但與一日特殊任務規則可能衝突

4.3 Per Diem 超額部分

• 雇主支付超過 GSA/IRS 費率之 per diem：超額部分計入 W-2 應稅所得
• 員工自行負擔差額（per diem 不足實際支出）：2018 年 TCJA 後，員工不得再於 Schedule A 扣除未報銷之業務費用（至 2025 年底）
• 🔴OUTDATED — TCJA §67(g) 暫停個人雜項扣除（含未報銷業務費用）的條款已於 2025 年 12 月 31 日屆期。2026 年起適用之規則取決於國會立法動向（延長暫停、恢復扣除、或其他修正），請查閱 IRS 最新公告確認現行規定。

5. 常見雇主義務清單

5.1 稅務合規

• 建立書面 accountable plan 政策
• 要求員工於 60 天內提交費用報告
• 確保多餘預支款項於 120 天內退還
• 選定 per diem 方法（GSA 逐城市 vs. high-low）並於全年一致適用
• Per diem 超額部分正確計入 W-2
• 餐飲費用以 50% 列為雇主可扣除費用

5.2 工時合規（Non-Exempt 員工）

• 建立差旅時間計薪政策，清楚列出各情境（一日任務、跨夜出差等）
• 追蹤差旅日之實際工時（含途中工作時間）
• 差旅時間若屬可補償，納入每週加班計算

5.3 工傷與保險

• 確認差旅員工之 workers' comp 涵蓋範圍（含跨州出差）
• 國際差旅員工考慮額外之海外旅行保險或 DBA (Defense Base Act) 保險
• 差旅政策中明確告知員工：私人活動期間之傷害可能不受保障

6. 與其他轄區比較

7. 資料來源

1. Internal Revenue Code §62(c) — accountable plan 規範
2. 26 CFR §1.62-2 — Reimbursements and other expense allowance arrangements
3. IRS Publication 463 (2025) — Travel, Gift, and Car Expenses
4. IRS Notice 2025-54 — Special Per Diem Rates (Oct 2025 – Sep 2026)
5. GSA CONUS Per Diem Rates FY2026 — gsa.gov/perdiem
6. Fair Labor Standards Act, 29 U.S.C. §§201–219
7. Portal-to-Portal Act, 29 U.S.C. §§251–262
8. 29 CFR §§785.33–785.41 — DOL travel time regulations
9. DOL Fact Sheet #22 — Hours Worked Under the FLSA
10. Villarino v. Pacesetter Personnel Service (11th Cir. 2025)

8. 待確認事項

• 🔴TCJA 個人費用扣除暫停（至 2025 年底）是否延長，需關注國會動態
• 🟡DOL 是否會更新差旅時間指引以反映遠端工作之普及
• 🟡FY2027 GSA per diem 費率（預計 2026 年 8 月公布）
• 🟡IRS 是否調整 high-low 簡易法之高費率地區清單