內部參考用途 — 未經法務審查，個案請諮詢勞工關係專員。
信賴度標記：
🟢 法條明文
🟡 官方解釋
🟠 實務見解
🔴 存疑／待查
關鍵數字
- | 標準住宿 | USD 110/日 |
- | 標準餐飲及雜項 (M&IE) | USD 68/日 |
- | 標準合計 | USD 178/日 |
- | 高費率地區住宿 | 因地區而異（最高可達 USD 300+） |
- | 高費率地區 M&IE | 最高 USD 92/日 |
雇主必做
- 建立書面 accountable plan 政策
- 要求員工於 60 天內提交費用報告
- 確保多餘預支款項於 120 天內退還
- 選定 per diem 方法（GSA 逐城市 vs. high-low）並於全年一致適用
- Per diem 超額部分正確計入 W-2
注意風險
- 🟠GRAY-AREA — 若出差原本預計不到 1 年但後來延長超過 1 年，從「已知會超過 1 年」之日起，即視為外派，之前的免稅報銷不受影響
- 🟠GRAY-AREA — 自駕 vs. 乘客：跨夜出差中，正常工時外自行駕車前往機場是否應計薪？DOL 傾向否定，但部分州法可能不同
- 🟠GRAY-AREA — 飛行途中之筆電工作：若雇主未要求但員工自行工作，是否為可補償時間？一般認為若雇主知悉且默許，可能構成 suffer or permit to work
- 🟠GRAY-AREA — 出差日之通勤：直接從家前往機場（非常規工作地點），是否為可補償時間？DOL 多認為否，但與一日特殊任務規則可能衝突
- Internal Revenue Code (IRC) §62(c) — accountable plan rules
- IRS Publication 463 — Travel, Gift, and Car Expenses
- IRS Notice 2025-54 — Special Per Diem Rates (Oct 2025 – Sep 2026)
- GSA CONUS Per Diem Rates FY2026
- Fair Labor Standards Act (FLSA), 29 U.S.C. Ch. 8
- Portal-to-Portal Act, 29 U.S.C. §§251–262
- 26 CFR §1.62-2 — Reimbursements and other expense allowance arrangements
11 — 差旅與出差規定（美國聯邦）
1. 主要法源
1.1 稅法面：差旅費用報銷與免稅
| 法源 |
功能 |
| IRC §62(c) |
定義 accountable plan（合格報銷計畫）的要件 |
| 26 CFR §1.62-2 |
Accountable plan 之細節實施規則 |
| IRC §274(d) |
差旅費用須充分實質證明（adequate substantiation） |
| IRC §274(n) |
餐飲費用僅可扣除 50%（雇主端） |
| IRS Publication 463 |
差旅、禮品及車輛費用之官方指引 |
| IRS Publication 1542 |
Per diem 費率查詢指引（現已由 GSA 發布費率） |
1.2 勞動法面：差旅時間是否為工時
| 法源 |
功能 |
| FLSA (29 U.S.C. Ch. 8) |
非豁免員工之工時與加班基礎法律 |
| Portal-to-Portal Act |
界定可補償工時，排除一般通勤時間 |
| 29 CFR §785.33–785.41 |
DOL 對差旅時間之具體解釋性規則 |
1.3 工傷保險面
- 🟡STATE-VARIES — 差旅中受傷之 workers' compensation 涵蓋由各州法律決定
- 聯邦層級無統一差旅工傷規範；聯邦雇員適用 Federal Employees' Compensation Act (FECA)
2. 核心規定
2.1 Accountable Plan（合格報銷計畫）— 三要件
- 🟢 (IRC §62(c) / 26 CFR §1.62-2) — 雇主報銷差旅費用若要免計入員工應稅所得，須同時滿足：
| 要件 |
說明 |
Safe Harbor 期限 |
| Business Connection（業務關聯） |
費用必須與雇主業務直接相關 |
— |
| Substantiation（實質證明） |
員工須提交費用報告（含日期、地點、業務目的） |
60 天內提交 |
| Return of Excess（退還多餘款項） |
超出實際費用之預支款須返還雇主 |
120 天內退還 |
- 符合 accountable plan 之報銷：不計入 W-2 工資、不扣繳所得稅、不課 FICA/FUTA
- 不符合（nonaccountable plan）：全額計入 W-2 工資，須扣繳各項稅捐
2.2 IRS Per Diem 費率（FY2026：2025 年 10 月 – 2026 年 9 月）
GSA CONUS 標準費率
| 項目 |
FY2026 費率 |
| 標準住宿 |
USD 110/日 |
| 標準餐飲及雜項 (M&IE) |
USD 68/日 |
| 標準合計 |
USD 178/日 |
| 高費率地區住宿 |
因地區而異（最高可達 USD 300+） |
| 高費率地區 M&IE |
最高 USD 92/日 |
🟢IRS SOURCE — FY2026 CONUS 費率與 FY2025 持平，未新增非標準區域。
High-Low 簡易法（IRS Notice 2025-54）
| 類別 |
每日金額 |
其中 M&IE |
| 高費率地區 |
USD 319 |
USD 86 |
| 低費率地區 |
USD 225 |
USD 74 |
- 出差首日及末日：僅適用 M&IE 費率之 75%
- 雇主可選擇 GSA 逐城市費率或 high-low 簡易法，但同一曆年內須一致
2.3 車輛里程費率
| 年度 |
IRS 標準里程費率 |
| 2025 |
USD 0.70/mile |
| 2026 |
USD 0.725/mile |
- 使用 IRS 標準費率即視為已涵蓋：油資、折舊、保險、維修
- 另加過路費及停車費可實報實銷
2.4 差旅時間作為工時（FLSA / Portal-to-Portal Act）
應計薪之差旅時間（Non-Exempt 員工）
| 情境 |
是否應計薪 |
法源 |
| 一般通勤（家↔固定工作地點） |
否 |
Portal-to-Portal Act |
| 工作日內不同工作地點間移動 |
是 |
29 CFR §785.38 |
| 一日特殊任務（home city → 外地 → home city） |
是（扣除一般通勤時間） |
29 CFR §785.37 |
| 跨夜出差：正常工時內之交通時間 |
是（無論當日是否為工作日） |
29 CFR §785.39 |
| 跨夜出差：正常工時外之乘客交通時間 |
否 |
29 CFR §785.39 |
| 雇主要求搭特定交通工具 |
是 |
DOL 解釋 |
| 差旅途中從事實質工作（如回信、開會） |
是 |
FLSA 一般原則 |
- 🟡CASE-LAW — 差旅時間是否可補償高度依賴事實認定；雇主政策用語或日常慣例的微小差異可影響結論
- Villarino v. Pacesetter (11th Cir. 2025)：重申選擇性福利及準備性/附隨性活動不因與工作日相關就自動變成可補償時間
2.5 差旅中之工傷保險
- 🟡STATE-VARIES — 多數州對出差中受傷之員工推定為「在雇用範圍內」（course and scope of employment）
- 「traveling employee」推定規則：出差期間幾乎所有活動（包含用餐、住宿）均屬雇用範圍
- 例外：從事與出差目的完全無關之私人活動時受傷，可能不予給付
- Dual-purpose trip（兼具公私目的之旅行）：若取消公務部分即不會前往，通常仍適用 workers' comp
- 聯邦雇員：適用 FECA，由 DOL Office of Workers' Compensation Programs (OWCP) 管理
3. 立法理由與實務見解
3.1 Accountable Plan 的政策目的
- IRC §62(c) 旨在區分「真正的費用報銷」與「變相薪資」
- 若無此規範，雇主可將薪資包裝為免稅之「報銷」，造成稅基流失
- 三要件設計確保：費用具真實性、有證據支持、且無不當利益
3.2 Per Diem 的簡化效果
- Per diem 免除員工逐筆報銷的繁瑣程序
- 雇主端：50% 餐飲扣除限制（IRC §274(n)）不因使用 per diem 而改變
- 實務上許多大型企業採用 per diem 以降低合規成本與審計風險
3.3 差旅時間的平衡考量
- Portal-to-Portal Act 的立法背景：1940 年代因 Anderson v. Mt. Clemens Pottery 案導致大量追溯工資訴訟，國會為減輕雇主負擔而通過
- 現代爭議集中在：遠端工作者的差旅時間、雇主指定交通方式之影響
4. 法律適用邊界與實務灰色地帶
4.1 Business Trip vs. Assignment（出差 vs. 外派）
| 因素 |
出差 (Temporary) |
外派 (Indefinite) |
| IRS 定義 |
預期離開常規工作地點不超過 1 年 |
預期或實際超過 1 年 |
| 差旅費免稅 |
符合 accountable plan 即免稅 |
不適用差旅費免稅報銷 |
| 稅務住所 (Tax Home) |
維持原稅務住所 |
稅務住所轉移至新地點 |
- 🟠GRAY-AREA — 若出差原本預計不到 1 年但後來延長超過 1 年，從「已知會超過 1 年」之日起，即視為外派，之前的免稅報銷不受影響
4.2 差旅時間之灰色地帶
- 🟠GRAY-AREA — 自駕 vs. 乘客：跨夜出差中，正常工時外自行駕車前往機場是否應計薪？DOL 傾向否定，但部分州法可能不同
- 🟠GRAY-AREA — 飛行途中之筆電工作：若雇主未要求但員工自行工作，是否為可補償時間？一般認為若雇主知悉且默許，可能構成 suffer or permit to work
- 🟠GRAY-AREA — 出差日之通勤：直接從家前往機場（非常規工作地點），是否為可補償時間？DOL 多認為否，但與一日特殊任務規則可能衝突
4.3 Per Diem 超額部分
- 雇主支付超過 GSA/IRS 費率之 per diem：超額部分計入 W-2 應稅所得
- 員工自行負擔差額（per diem 不足實際支出）：2018 年 TCJA 後，員工不得再於 Schedule A 扣除未報銷之業務費用（至 2025 年底）
- 🔴OUTDATED — TCJA §67(g) 暫停個人雜項扣除（含未報銷業務費用）的條款已於 2025 年 12 月 31 日屆期。2026 年起適用之規則取決於國會立法動向（延長暫停、恢復扣除、或其他修正），請查閱 IRS 最新公告確認現行規定。
5. 常見雇主義務清單
5.1 稅務合規
- 建立書面 accountable plan 政策
- 要求員工於 60 天內提交費用報告
- 確保多餘預支款項於 120 天內退還
- 選定 per diem 方法（GSA 逐城市 vs. high-low）並於全年一致適用
- Per diem 超額部分正確計入 W-2
- 餐飲費用以 50% 列為雇主可扣除費用
5.2 工時合規（Non-Exempt 員工）
- 建立差旅時間計薪政策，清楚列出各情境（一日任務、跨夜出差等）
- 追蹤差旅日之實際工時（含途中工作時間）
- 差旅時間若屬可補償，納入每週加班計算
5.3 工傷與保險
- 確認差旅員工之 workers' comp 涵蓋範圍（含跨州出差）
- 國際差旅員工考慮額外之海外旅行保險或 DBA (Defense Base Act) 保險
- 差旅政策中明確告知員工：私人活動期間之傷害可能不受保障
6. 與其他轄區比較
| 面向 |
美國聯邦 |
California |
New York |
Czech Republic |
| 費用報銷義務 |
無聯邦強制（僅稅務激勵） |
CA Labor Code §2802 強制報銷 |
NYLL §198-c 視為工資補充 |
Zákoník práce §151+ 法定義務 |
| Per Diem 免稅上限 |
GSA/IRS 費率 |
同聯邦（但實際費用須全額報銷） |
同聯邦 |
法定上下限（vyhláška 公告） |
| 差旅時間計薪 |
FLSA 分情境判斷 |
更嚴格（Morillion 判例） |
FLSA + spread of hours |
全面視為工時 |
| 里程費率 |
IRS USD 0.725/mile (2026) |
至少 IRS 費率 |
無州定費率 |
CZK 5.90/km (2026) |
| 工傷涵蓋 |
各州不同 |
Cal/OSHA 寬泛涵蓋 |
NY WCL 涵蓋 |
法定保險 |
7. 資料來源
- Internal Revenue Code §62(c) — accountable plan 規範
- 26 CFR §1.62-2 — Reimbursements and other expense allowance arrangements
- IRS Publication 463 (2025) — Travel, Gift, and Car Expenses
- IRS Notice 2025-54 — Special Per Diem Rates (Oct 2025 – Sep 2026)
- GSA CONUS Per Diem Rates FY2026 — gsa.gov/perdiem
- Fair Labor Standards Act, 29 U.S.C. §§201–219
- Portal-to-Portal Act, 29 U.S.C. §§251–262
- 29 CFR §§785.33–785.41 — DOL travel time regulations
- DOL Fact Sheet #22 — Hours Worked Under the FLSA
- Villarino v. Pacesetter Personnel Service (11th Cir. 2025)
8. 待確認事項
- 🔴TCJA 個人費用扣除暫停（至 2025 年底）是否延長，需關注國會動態
- 🟡DOL 是否會更新差旅時間指引以反映遠端工作之普及
- 🟡FY2027 GSA per diem 費率（預計 2026 年 8 月公布）
- 🟡IRS 是否調整 high-low 簡易法之高費率地區清單